為什么要寫辦公室收納整理呢？我也在想，為什么呢？我想是為了提高工作效率，拉長(zhǎng)生命的尺度。想想我們一生有三分之一時(shí)間在辦公室，如果總因?yàn)檎艺艺?，而浪費(fèi)時(shí)間多可惜呀？為此，我們一起來(lái)討論如何用檔案管理來(lái)有效辦公吧！
辦公室分為兩方面收納整理：一是辦公區(qū)域的整潔化；二是檔案管理。我們的辦公區(qū)域劃分為會(huì)客區(qū)、辦公區(qū)兩個(gè)區(qū)域，它的整潔化是最立竿見(jiàn)影的。沙發(fā)、茶幾是用來(lái)接待客人的，請(qǐng)只在茶幾上放一盆植物即可，干凈的會(huì)客區(qū)會(huì)讓人很舒服。辦公桌上除了電腦、打印機(jī)、茶杯、筆桶以外，最多只放1-2件小擺件，保持桌面的整潔是集中精力的好方法。試想一堆報(bào)紙、廢紙、零食、牛奶的桌面，能讓你心情爽歪歪嗎？桌面、臺(tái)面整潔不放雜物，如果有雜物請(qǐng)放置不起眼的角落，總之要讓進(jìn)門的視野里的色系盡可能一致，物品要固定位置，你只需每周打掃衛(wèi)生一次，辦公室整潔度就大大提升了。
說(shuō)完了辦公區(qū)域，我們來(lái)說(shuō)檔案管理。檔案整理分為組件→分類→排列→編號(hào)→編目，這或許說(shuō)的太抽象了，具體操作分為紙制歸檔的裝盒排架和電子文件的存儲(chǔ)，要讓兩者有機(jī)統(tǒng)一，使之有序化。
先說(shuō)紙制歸檔吧，紙制的文件、資料打印后盡量存放原件或復(fù)印件，按照以文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件分類，以類別→年度來(lái)形成檔案盒排架。舉例說(shuō)明：人民調(diào)解、人民監(jiān)督員、人民陪審員、司法所、安XXX、XXX小組、專項(xiàng)報(bào)表、科室自產(chǎn)文件、省廳文件、信息簡(jiǎn)報(bào)分為10類，司法所按年度來(lái)裝文件資料，年限越久的存放越下面，2022年就存放在最上面，方便拿取，原則上一份文件存檔就足夠了，如果有多余的請(qǐng)用鉛筆在文件右上角寫多余件。如果有二級(jí)子目錄就可以再用檔案盒分為規(guī)范化司法所、楓橋式司法所、中心鎮(zhèn)司法所等幾盒專項(xiàng)檔案盒?？傊畽n案外盒的標(biāo)注要一目了然，這樣查找就是秒秒鐘的事了。
這是對(duì)檔案盒，筆者還有一個(gè)更懶更快捷的方法，也是使用了近十年的小技巧喲！準(zhǔn)備三個(gè)不同的文件夾，為什么是三個(gè)呢？來(lái)來(lái)來(lái)，此處敲黑板，分別是100頁(yè)、30頁(yè)、單頁(yè)的文件夾。用途大不同喲，先說(shuō)100頁(yè)的豎式文件夾可以裝正反兩頁(yè)（擴(kuò)容為200頁(yè)）存放近5年來(lái)的重要文件資料；其次是30頁(yè)（擴(kuò)容為60頁(yè)）存放當(dāng)年如2022年的文件資料；最后是單頁(yè)文件夾也叫待辦清單夾，每天你上班就先打開(kāi)它，把未完成文件材料存放在此。這三個(gè)文件夾是不是讓你的工作效率瞬間提高了N倍了，不再為找找找而苦惱了。
最后來(lái)說(shuō)說(shuō)電子檔案，電腦上的桌面請(qǐng)保持簡(jiǎn)潔，我看到許多人的電腦桌面全是文件，咋找呢？很容易找來(lái)成豆豆眼，許多材料占據(jù)了整個(gè)或者是3分之二的電腦桌面，常常聽(tīng)到找的人說(shuō)，就在這里呀，咋不對(duì)呢？咋找不到呢？只有用搜索了。而且存在電腦桌面的文件是占用了C盤系統(tǒng)的內(nèi)存，也會(huì)讓電腦變得很卡，特別會(huì)影響開(kāi)機(jī)速度。建議各位在C盤以外的其他分區(qū)盤，對(duì)標(biāo)紙制檔案盒的建立方式來(lái)新建、分類電子文件夾，如果一級(jí)目錄電子文件夾名稱不夠，請(qǐng)?jiān)谖募锛觽€(gè)二級(jí)子目錄名稱，道理同紙制一樣，李圈圈就不多說(shuō)了。這樣你找東西就快多了，電腦桌面也干凈多了。這一點(diǎn)我要夸夸同事冰冰，整個(gè)桌面極度簡(jiǎn)潔?？戳诵那榉浅Ｓ淇?，最后提醒一下，許多人喜歡把電子版材料存放N個(gè)版本，許久以后找出來(lái)不知道誰(shuí)有用，建議多余版本請(qǐng)刪除，只存放定稿或在版本后加定稿兩字，不要只以時(shí)間為后墜，我容易傻傻地分不清，這是真的。
好了，我在這里啰啰嗦嗦了那么久，只是希望對(duì)你的辦公有所參考，純屬個(gè)人想法，也歡迎你來(lái)一起討論，升級(jí)我們的人生尺度。（李圈圈）
編輯：陳翠
責(zé)任編輯：馬莉莎
編審：吳山冠
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